Business: come organizzare un evento di successo

Se lavori nell’ambito dell’organizzazione di eventi ma anche se desideri allestire un happening per lanciare il tuo business, potresti aver bisogno di alcune dritte. Oggi ti aiuterò fornendoti alcuni...

Se lavori nell’ambito dell’organizzazione di eventi ma anche se desideri allestire un happening per lanciare il tuo business, potresti aver bisogno di alcune dritte. Oggi ti aiuterò fornendoti alcuni preziosi consigli che ti regaleranno il successo e faranno decollare la tua attività: stanne certo!

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Business: come organizzare un evento di successo

1. Redigi un business plan

Prima di lasciarti andare all’entusiasmo o alla foga per la tua nuova attività, c’è una cosa che devi assolutamente fare: redigere un business plan. Questo è un consiglio valido per tutti i settori e rivolto a chiunque intenda dare una spinta ai propri affari e alla propria carriera.

Tramite questa operazione si fisseranno obiettivi e strategie, si definiranno processi e strumenti, si valuteranno i concorrenti e il mercato nell’area di proprio interesse. In pratica, una volta redatto il business plan, si avrà una panoramica sufficientemente ampia ma al contempo precisa, di ciò che la nostra attività è e potrebbe diventare in tot anni di lavoro. 

2. Individua i tuoi competitor

La concorrenza esiste da sempre, in qualsiasi settore. Ma quello di chi organizza eventi è particolarmente competitivo ed è caratterizzato da un gran numero di soggetti coinvolti e che lavorano molto anche a livello locale. Soprattutto questi ultimi si scontrano spesso fra di sé e con gli altri, proprio in quanto esperti conoscitori del tessuto locale e delle dinamiche territoriali. Ecco perché dovresti iniziare a guardare con occhio attento i tuoi concorrenti locali: cerca di capire cosa fanno diversamente, come lo fanno e a quali risultati aspirano. 

Il consiglio
Potresti chiedere informazioni sul loro lavoro ad agenzie già affermate che operano nella tua zona ma che non si occupano di eventi: agenzie di modelle, catering o altro. In questo modo otterrai molte dritte sulle dinamiche locali e saranno utilissime per il tuo business, senza però infastidire il tuo potenziale target o i tuoi concorrenti.

3. Scegli la giusta location

La chiave per la buona riuscita di un evento è la location: non importa quanto è bravo lo speaker o la band sul palco se gli ospiti sono stretti, hanno freddo o non gradiscono il posto.

Sia che si tratti di un concerto o di una convention aziendale, è importante che il luogo selezionato si trovi vicino alle stazioni ferroviarie, alle fermate degli autobus e ai mezzi di trasporto in generale: in una parola deve essere accessibile. Se organizzi l’evento del secolo ma scegli una location scomoda da raggiungere, puoi stare certo che otterrai scarsissima partecipazione!

Il consiglio
Nello scegliere il luogo per un happening, mettiti sempre nei panni di un partecipante e non di un organizzatore. Per esempio la prima volta che lo visiti, non raggiungerlo in macchina ma cerca di fare lo stesso tragitto che farebbe un visitatore, per esempio prendendo i mezzi pubblici. Se raggiungere il luogo designato è una seccatura, cerca di organizzare una navetta oppure… lascia perdere!

4. Considera tutti i fattori

Altri fattori da considerare sono: la competenza, la professionalità e la cortesia dello staff (se non devi occupartene tu stesso), la pulizia e le condizioni dei bagni e la prima impressione fornita dall’esterno della struttura. In più, nonostante tutti i sopralluoghi iniziali, informati per stipulare una buona assicurazione che ti protegga in caso di danni alla struttura, a persone o alle cose!

Il consiglio
 Se desideri risparmiare un po’, informati se è possibile prenotare la location per più di un’occasione. Se, per esempio, organizzi 4-5 eventi all’anno a tematica diversa (e con target diversi) potresti pensare di prenotare in blocco e così ottenere un bello sconto! In questo modo potresti addirittura riutilizzare gli allestimenti e risparmiare anche su quelli.

5. Sì, sì, sì

Il mercato dell’organizzazione di eventi ruota attorno ad una cosa: far stare bene la gente grazie a buon cibo, intrattenimento piacevole, livello di servizio impeccabile. Chi organizza eventi non deve mai rispondere “no”, neppure alle richieste più strane: un bravo event planner è sempre preparato a tutto. Anche al peggio! 

6. Prendi sempre in considerazione l’orario

Se la location scelta è un locale o un club, è buona abitudine controllare sempre l’orario di chiusura e stabilire con il titolare fino a quando è consentito trattenersi. Interrompere a mezzanotte una serata che stava per decollare, non è assolutamente una buona idea!

7. No, no, no

Quando si cominciano a vedere i primi frutti e i primi riconoscimenti derivanti dalla propria attività, la tentazione di accettare di tutto più è in agguato. E purtroppo è l’errore più grave che si possa compiere! Quello dell’organizzazione di eventi è, infatti, un settore nel quale contano molto le raccomandazioni e il passaparola: se le cose vanno bene, questa è una cosa buona; in caso contrario… un disastro!

Quindi non temere di declinare alcune proposte: se pensi che un lavoro sia troppo grande (e per il quale non ritieni di avere le possibilità economiche, organizzative e di personale) o troppo distante dalla tua area di competenza, non temere di dire “no”. Purtroppo in questo settore fare un errore o macchiarsi di un flop, può compromettere seriamente la tua reputazione per sempre. 

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Alessia

Maniaca dell’ordine, sognatrice seriale; Alessia ama i gatti, il caffè senza zucchero e i film. La sua stagione preferita è l’autunno: foglie ingiallite, i primi freddi e la pioggia. Possibilmente tutti i giorni e, magari, abbondante. Grazie.

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